Rotina de trabalho: saiba como ter mais produtividade

As preocupações com a saúde mental abarcam múltiplas áreas na rotina dos indivíduos, incluindo relações interpessoais e contemplando o bem-estar para o cumprimento exitoso para com a rotina de trabalho.

Caracteriza-se por rotina de trabalho tarefas previstas na rotina dos indivíduos que estão ligadas diretamente com as funções para seus respectivos cargos, importante frisar que tal rotina pode vir a ser delegada ou não.

Considerando que como em toda rotina, existem variáveis que influenciam seu funcionamento, ao analisar o contexto de ambiente de trabalho é possível notar que não só as dinâmicas de saúde mental afetam como outros fatores.

Esses fatores podem ter origem interna ou externa ao ambiente de trabalho, por exemplo, o desgaste de colaboradores com a locomoção por transporte até seu local de trabalho. 

Além disso, a estrutura disponível em ambiente corporativo impacta a produtividade dos funcionários, de maneira positiva ou negativa. 

Cabe às empresas providenciarem serviços de manutenção e segurança em prol do bem-estar de seus funcionários e também para garantir que as demandas de trabalho não sejam afetadas.

Serviços de manutenção como higienização de poltrona de escritório apesar de parecer simples, são essenciais para evitar o afastamento de colaboradores devido ao surgimento de doenças relacionadas a alergias, ácaros e fungos.

Para administrar a segurança dos colaboradores e dar a opção da não necessidade em se preocupar com problemas de invasões na área de trabalho, a empresa deve investir em prestadores de serviços em controle de acesso de pessoas na empresa.

Esses serviços descritos são essenciais e indispensáveis para que a rotina de trabalho seja livre de preocupações que venham a surgir em decorrência do próprio ambiente de trabalho.

O que é uma rotina saudável?

É de conhecimento geral que ambientes de alta demanda exigem muito de seus funcionários, a pressão exercida para que ocorram entregas de qualidade por diversas vezes pode ser nociva, prejudicando a saúde mental. 

Para proporcionar uma sensação mais descontraída e menos nociva as empresas devem investir em serviços e melhorias que facilitem que seus colaboradores tenham uma rotina saudável.

Ações como a instalação de elevador acessibilidade trazem mais facilidade para colaboradores que tenham dificuldade de locomoção ou ainda que trabalhem em andares altos na empresa.

Em processos que são exigidas as assinaturas de pessoas de múltiplas áreas, visando economizar tempo e tornar mais simples a administração da produtividade, a empresa pode contar com a adequação das assinaturas pelo uso de carimbo automático personalizado.

Essas pequenas atitudes e facilidades quando somadas ao contexto geral culminam na otimização da rotina de trabalho, tornando-a mais fácil de ser administrada, e como consequência há o aumento da produtividade. 

Muito se engana quem pensa que uma rotina de trabalho saudável é uma rotina sem problemas, afinal onde há pessoas certamente surgirão problemas. 

Todavia uma rotina saudável requer que soluções assertivas sejam criadas frente às adversidades.

Vale enfatizar que não é interessante que algum problema ou adversidade tenha que acontecer para a empresa vir a pensar em soluções. 

O ideal é que as soluções existem para evitar o surgimento de tais questões, como medida de prevenção.

É verdade que a prevenção acarreta diretamente na diminuição de riscos e prejuízos, considerando a instalação de câmera de segurança externa 360 graus, não necessariamente a empresa quer que assaltos e furtos aconteçam.

Em contrapartida, a instalação serve justamente como auxílio das equipes de segurança e mesmo a polícia caso os assaltos e furtos ocorram.

Quais os impactos da rotina de trabalho?

Sabendo que a rotina do trabalho remete diretamente para as relações de demanda e entrega e envolvem o desenvolvimento profissional, a sua importância se dá principalmente por causa dos impactos que geram na vida dos colaboradores e saúde da empresa.

É comum ver relatos de pessoas que acreditam que para que suas atividades diárias sejam executadas tranquilamente e concluídas com sucesso, seriam necessárias horas adicionais em sua rotina.

Isso acontece pois muitos indivíduos realizam múltiplas tarefas, inclusive tarefas as quais estão fora de seu escopo de trabalho, mas que por diferentes fatores não há outros colaboradores para delegar e direcionar.

Um analista financeiro frequentemente tem feito reuniões de alinhamento com seus gestores para expor a necessidade de dividir suas atividades com outros colegas, ou então que a empresa invista na contratação de um funcionário júnior.

Este analista indica que, além das rotinas corriqueiras do departamento financeiro, ainda precisa lidar com rotinas administrativas e de supervisão do funcionamento do escritório. 

Pouco antes da reunião, o analista teve que entrar em contato com a empresa de manutenção para resolver um problema com o ar condicionado central. A atividade por sua vez deveria ser gerenciada pelos responsáveis de administração predial.

Devido a recorrente reclamação dos colaboradores acerca da sobrecarga de tarefas, a empresa percebeu o quanto a má distribuição estava impactando nas entregas e diminuindo a produtividade. 

Com isso decidiu contratar prestadores terceirizados para realizar a administração do escritório e deixar a equipe livre para cumprir com suas funções.

Com o cenário exposto, pode-se perceber que a rotina de trabalho remete ao fluxo de tarefas que podem ou não ser realizadas, o que reflete diretamente na entrega de um produto ou serviço.

Como estruturar a rotina de trabalho?

Depois de atingida a etapa primordial que é compreender o que é e a importância de uma rotina de trabalho, é chegado o momento de estruturá-la. 

  1. Mapeamento

O mapeamento de atividades se refere à ação de identificar os processos e seus respectivos responsáveis com a garantia de seu funcionamento.

Com o mapeamento é possível visualizar possíveis sobrecargas de trabalho como também possibilitar a reestruturação caso haja necessidade.

O mapeamento é o que irá definir se existe a sobrecarga e por intermédio destas medidas e estratégias serão criadas para solucionar o problema.

  1. Planejamento

O planejamento condiz com as estratégias estabelecidas para tornar possível o atingimento de metas e a solução de problemas.

Em momento de planejamento é que os problemas relacionados à rotina de trabalho serão solucionados, sendo assim é importante que a etapa anterior tenha sido concluída exitosamente para que orçamentos e melhorias sejam feitos de forma assertiva.

Uma empresa com grande quantidade de funcionários pode enfrentar dificuldades para manter em dia a higiene e manutenção do escritório. Como alternativa, com as estratégias definidas em planejamento ficou definida a contratação de terceirizados.

Com a facilidade proporcionada com o serviço de copa terceirizada, por exemplo, foi possível que os colaboradores tivessem mais tempo para focar em suas atividades diárias e específicas de suas funções.

  1. Gerenciamento de atividades

Gerenciar atividades certamente não é a tarefa mais simples de ser realizada, isso somado ao volume de trabalho pode ocasionar no mau andamento de processos.

Para isso, a necessidade em ter controles de atividades e entregas é importante. Sem dúvidas é comum que os colaboradores sintam dificuldade nesta etapa.

Todavia, a empresa pode apoiar disponibilizando cursos e treinamentos a fim de qualificar seus funcionários. 

Tratando de gestão e manutenção de escritórios, se pode contar com a terceirização de serviços e contar com o apoio de fornecedores para lidar com prazos, como no caso de um prestador de instalação e manutenção persiana que apoia seus parceiros.

O apoio é previamente definido em contrato, com o intuito de garantir que os serviços sejam prestados seguindo um cronograma.

  1. Tenha foco

O foco é a chave principal para aqueles que almejam atingir o sucesso, não só aplicado no contexto profissional como também no âmbito pessoal.

Para manter o foco em uma tarefa existem passos que podem facilitar essa atividade, como:

  • Definir resoluções das tarefas;
  • Compreender o escopo;
  • Contatar as partes envolvidas;
  • Realizar pausas.

Com a realização desses passos se pode ter uma rotina mais produtiva e ainda saber por onde começar ou como começar a organizar tarefas, estando focado para que de fato a sua conclusão ocorra.

Considerações finais

Sendo assim, conhecendo os impactos que a rotina de trabalho pode trazer para a saúde mental e também para o bom desenvolvimento profissional, é possível concluir que o tema deve ser de interesse dos colaboradores e profissionais bem como da empresa.

Tendo em vista os impactos que a rotina de trabalho possuem sobre a entrega de serviços ou produtos ao cliente, pode-se compreender a pauta como um apontamento para a maneira de posicionamento no mercado de empresas e funcionários.

Logo, para aqueles que desejam reconhecimento pela qualidade de entrega, transparência no relacionamento bem como organização, é preciso que se estabeleça um planejamento de rotina de trabalho.

Contudo, estratégias podem ser adotadas de modo que venham somar e facilitar o processo de cumprimento exitoso de rotinas.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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