Qual a melhor forma de gerenciar as tarefas do trabalho?

Saber gerenciar as tarefas do trabalho é um processo muito importante, porém difícil de realizar pela maioria das pessoas. Geralmente isso acontece por conta da quantidade de trabalho que o profissional tem durante o dia.

Além disso, também existe a necessidade de conciliar a rotina profissional com a rotina pessoal, mas em meio às tentativas, muitos sentem a desordem aumentar, o que traz sensação de frustração e desânimo.

Existem ferramentas que ajudam a organizar as tarefas profissionais, mas o indivíduo também pode contar com outros recursos que vão tornar seu dia a dia mais produtivo e organizado.

Desde o momento em que uma pessoa acorda até o momento em que vai para a cama, é importante ter um bom gerenciamento do dia para conseguir fazer tudo aquilo que precisa, sem pressa, sem estresse e com qualidade.

O bom gerenciamento do tempo é como saber gerenciar o dinheiro, mesmo que ele seja curto, é possível destiná-lo corretamente e manter todos os compromissos em dia.

Este artigo, por sua vez, vai mostrar o conceito de gerenciamento de tarefas, a importância de investir nesse processo e dar algumas dicas para fazer um bom gerenciamento.

Entendendo o que é o gerenciamento de tarefas

Gerenciamento de tarefas é o monitoramento do que precisa ser feito no dia a dia de trabalho, segmentando a atividade em diferentes estágios. É uma forma de tomar decisões ativamente para lidar melhor com as alterações que podem acontecer.

O propósito do gerenciamento de tarefas é ter uma conclusão bem-sucedida, além de administrar melhor tudo o que as envolve, como:

• Orçamento;
• Tempo;
• Escopo;
• Recursos;
• Recorrência.

Uma loja de moda praia infantil atacado investe em gestão de projetos, algo que costuma ser confundido com o gerenciamento de tarefas. Só que a gestão de projetos gerencia um trabalho que tem uma data para começar e terminar.

Ele segue um planejamento para sua execução, monitoramento e fechamento, tendo como propósito alcançar uma meta final, por meio de vários itens que ajudam a alcançá-la.

O gerenciamento de tarefas, por sua vez, serve para cuidar de uma tarefa individual, indo desde o início até as últimas tarefas que precisam ser feitas. Não é necessário ter uma meta ou um prazo específico e um grupo de tarefas em conjunto ajuda a executar o projeto.

É algo que envolve um microfoco para concluir o que precisa ser feito, sendo necessário o total envolvimento do profissional.

Importância do gerenciamento de tarefas

Qualquer empresa tem suas tarefas e elas possuem prazos e entender como fazer sua gestão é indispensável para aproveitar suas vantagens.

Para um fabricante de tela de proteção para gatos removível, ela é importante para otimizar a produtividade e aumentar a performance. A ideia de profissionais multitarefas cada vez mais se prova um mito.

Devido à quantidade de ações que precisam ser feitas, é comum ver profissionais ocupados o tempo todo, mas pouco produtivos. Mas quando a pessoa se vê em uma rotina bem gerida, consegue aumentar sua produtividade.

Essa melhora é uma consequência que envolve a locação de horários, separar blocos de atividades, entre outras práticas, com o propósito de alinhar a capacidade do colaborador e suas demandas.

Quando esse processo permite ajustar as atividades de acordo com o tempo disponível, a performance melhora, uma vez que as atividades trazem bons resultados.

Em diversas categorias existem tarefas que precisam ser feitas, como aquelas mais urgentes, as mais importantes e as menos importantes. Uma das grandes vantagens da gestão de tarefas é poder priorizar o que é realmente importante.

Ao mesmo tempo, o profissional pode delegar aquilo que não tem tanta relevância. Quando a organização não incentiva a gestão de tarefas, a tendência é que os colaboradores se envolvam com processos que não são tão importantes.

Dentro de uma empresa de instalação de rede de hidrantes, os funcionários conhecem e cumprem prazos, mas sim a gestão de tarefas, ocorre falta de clareza sobre os objetivos e desorganização na execução dos processos.

A ferramenta permite que todos conheçam os prazos e possam se organizar de maneira realista. Só que é muito comum que os cronogramas sejam frustrados porque não estão claros e porque o modo de atuação não foi devidamente determinado.

Por fim, quando a equipe sabe o que precisa fazer e o que não deve ser feito, a comunicação melhora consideravelmente. A gestão de tarefas é indispensável porque os próprios colaboradores entendem quais são suas responsabilidades.

Ter uma boa comunicação dentro da equipe é fundamental para conquistar um bom clima organizacional. A maneira como o colaborador se sente é determinante para as perspectivas em relação ao trabalho.

O clima organizacional interfere nos resultados de uma oficina mecânica mais próxima e aumenta o engajamento dos profissionais.

Dicas de como ter um bom gerenciamento de tarefas

Depois de entender o conceito e a importância do gerenciamento de tarefas, chegou o momento de saber como colocá-lo em prática. Algumas dicas para isso são:

Definir as prioridades

Para definir as prioridades, o profissional pode usar algumas ferramentas ou recursos virtuais, mas independentemente disso, é necessário categorizar as tarefas urgentes para que possam ser entregues em um prazo definido.

Com isso, a empresa pode dedicar o tempo necessário na realização de demandas prioritárias. Existem recursos que possibilitam sinalizar o que deve ser feito de acordo com o nível de urgência.

Quando o profissional visualiza os cartões no quadro, de imediato consegue saber qual é o prazo de entrega e dedicar a atenção para aquilo que é mais urgente e importante.

Definir os momentos de pausa

Durante a realização e organização das tarefas do dia a dia, os profissionais também precisam de pausa para descansar. Trabalhar ininterruptamente reduz a produtividade devido ao cansaço, além de aumentar os níveis de estresse e reduzir a concentração.

Os profissionais de uma clínica de reabilitação de alcoólatras fazem pausas entre uma tarefa e outra, é algo que estimula a criatividade, melhora a memória e aumenta a concentração.

Delegar tarefas

Uma pessoa não precisa fazer tudo sozinha. Por exemplo, quem está comandando a equipe pode averiguar se está com excesso de responsabilidades e o que pode ser delegado para outras pessoas.

Sempre existe alguém capaz de realizar alguma tarefa e para distribuí-las, é necessário encontrar a pessoa certa e com as habilidades técnicas para fazer o que é necessário criar um briefing antes de repassar a tarefa, de maneira bem específica.

Também é necessário definir as metas e objetivos e mostrar qual resultado é esperado, além de estar disposto a ajudar e esclarecer as dúvidas dos profissionais.

Medir o tempo de cada tarefa

Os colaboradores de uma confecção de uniforme jeans feminino precisam saber o tempo que investem em cada tarefa, pois é muito comum que os profissionais tenham uma visão distorcida em relação a isso.

Se ao programar o dia de trabalho uma pessoa destinou uma hora para o processo, mas acabou passando mais tempo nela, o planejamento pode criar obstáculos para a dinâmica de trabalho e pode até trazer consequências mais sérias.

Uma dica para evitar essa situação é usar uma ferramenta de gerenciamento automático, pois ela mede o tempo e produz relatórios que ajudam a tomar boas decisões, rever orçamentos e eliminar gargalos.

Mas para um fabricante de peruca full lace loira, é necessário considerar a quantidade de tarefas entregues para organizar as demandas da equipe. Manter o foco apenas no tempo investido pode aumentar a ansiedade.

Segmentar tarefas complexas

Algumas pessoas olham para o que precisam ser feito e nem mesmo sabem como começar, mas uma boa dica para lidar com isso é fazer as tarefas mais simples primeiro.

Ao fazer isso, o profissional começa a se adaptar ao trabalho mais complexo, dividindo-o em pequenas etapas.

Fazer uma coisa de cada vez

Ser multitarefa não é bom porque de acordo com um estudo realizado pela American Psychological Association, fazer várias coisas ao mesmo tempo reduzem até 40% a produtividade.

Alternar-se compromete o foco, aumenta a fadiga mental e os níveis de estresse. Dentro de um fabricante de embalagem para lanche baguete, a melhor opção é se concentrar no que está sendo feito para fazer da melhor forma.

Depois, o profissional deve fazer uma pausa para descanso e só então iniciar uma nova tarefa de trabalho.

Considerações finais

O gerenciamento de tarefas é muito importante para ter um dia produtivo, fazer o trabalho da melhor forma e manter o engajamento com as responsabilidades do dia a dia.

Uma ferramenta específica pode ajudar muito, mas o profissional ainda pode organizar seus processos diários manualmente. O importante é seguir o planejamento para produzir mais e melhor.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.