Qual a melhor forma de gerenciar as tarefas do trabalho?

Saber gerenciar as tarefas do trabalho é um processo muito importante, porém difícil de realizar pela maioria das pessoas. Geralmente isso acontece por conta da quantidade de trabalho que o profissional tem durante o dia.

Além disso, também existe a necessidade de conciliar a rotina profissional com a rotina pessoal, mas em meio às tentativas, muitos sentem a desordem aumentar, o que traz sensação de frustração e desânimo.

Existem ferramentas que ajudam a organizar as tarefas profissionais, mas o indivíduo também pode contar com outros recursos que vão tornar seu dia a dia mais produtivo e organizado.

Desde o momento em que uma pessoa acorda até o momento em que vai para a cama, é importante ter um bom gerenciamento do dia para conseguir fazer tudo aquilo que precisa, sem pressa, sem estresse e com qualidade.

O bom gerenciamento do tempo é como saber gerenciar o dinheiro, mesmo que ele seja curto, é possível destiná-lo corretamente e manter todos os compromissos em dia.

Este artigo, por sua vez, vai mostrar o conceito de gerenciamento de tarefas, a importância de investir nesse processo e dar algumas dicas para fazer um bom gerenciamento.

Entendendo o que é o gerenciamento de tarefas

Gerenciamento de tarefas é o monitoramento do que precisa ser feito no dia a dia de trabalho, segmentando a atividade em diferentes estágios. É uma forma de tomar decisões ativamente para lidar melhor com as alterações que podem acontecer.

O propósito do gerenciamento de tarefas é ter uma conclusão bem-sucedida, além de administrar melhor tudo o que as envolve, como:

  • Orçamento;
  • Tempo;
  • Escopo;
  • Recursos;
  • Recorrência.

Uma loja de moda praia infantil atacado investe em gestão de projetos, algo que costuma ser confundido com o gerenciamento de tarefas. Só que a gestão de projetos gerencia um trabalho que tem uma data para começar e terminar.

Ele segue um planejamento para sua execução, monitoramento e fechamento, tendo como propósito alcançar uma meta final, por meio de vários itens que ajudam a alcançá-la.

O gerenciamento de tarefas, por sua vez, serve para cuidar de uma tarefa individual, indo desde o início até as últimas tarefas que precisam ser feitas. Não é necessário ter uma meta ou um prazo específico e um grupo de tarefas em conjunto ajuda a executar o projeto.

É algo que envolve um microfoco para concluir o que precisa ser feito, sendo necessário o total envolvimento do profissional.

Importância do gerenciamento de tarefas

Qualquer empresa tem suas tarefas e elas possuem prazos e entender como fazer sua gestão é indispensável para aproveitar suas vantagens.

Para um fabricante de tela de proteção para gatos removível, ela é importante para otimizar a produtividade e aumentar a performance. A ideia de profissionais multitarefas cada vez mais se prova um mito.

Devido à quantidade de ações que precisam ser feitas, é comum ver profissionais ocupados o tempo todo, mas pouco produtivos. Mas quando a pessoa se vê em uma rotina bem gerida, consegue aumentar sua produtividade.

Essa melhora é uma consequência que envolve a locação de horários, separar blocos de atividades, entre outras práticas, com o propósito de alinhar a capacidade do colaborador e suas demandas.

Quando esse processo permite ajustar as atividades de acordo com o tempo disponível, a performance melhora, uma vez que as atividades trazem bons resultados.

Em diversas categorias existem tarefas que precisam ser feitas, como aquelas mais urgentes, as mais importantes e as menos importantes. Uma das grandes vantagens da gestão de tarefas é poder priorizar o que é realmente importante.

Ao mesmo tempo, o profissional pode delegar aquilo que não tem tanta relevância. Quando a organização não incentiva a gestão de tarefas, a tendência é que os colaboradores se envolvam com processos que não são tão importantes.

Dentro de uma empresa de instalação de rede de hidrantes, os funcionários conhecem e cumprem prazos, mas sim a gestão de tarefas, ocorre falta de clareza sobre os objetivos e desorganização na execução dos processos.

A ferramenta permite que todos conheçam os prazos e possam se organizar de maneira realista. Só que é muito comum que os cronogramas sejam frustrados porque não estão claros e porque o modo de atuação não foi devidamente determinado.

Por fim, quando a equipe sabe o que precisa fazer e o que não deve ser feito, a comunicação melhora consideravelmente. A gestão de tarefas é indispensável porque os próprios colaboradores entendem quais são suas responsabilidades.

Ter uma boa comunicação dentro da equipe é fundamental para conquistar um bom clima organizacional. A maneira como o colaborador se sente é determinante para as perspectivas em relação ao trabalho.

O clima organizacional interfere nos resultados de uma oficina mecânica mais próxima e aumenta o engajamento dos profissionais.

Dicas de como ter um bom gerenciamento de tarefas

Depois de entender o conceito e a importância do gerenciamento de tarefas, chegou o momento de saber como colocá-lo em prática. Algumas dicas para isso são:

Definir as prioridades

Para definir as prioridades, o profissional pode usar algumas ferramentas ou recursos virtuais, mas independentemente disso, é necessário categorizar as tarefas urgentes para que possam ser entregues em um prazo definido.

Com isso, a empresa pode dedicar o tempo necessário na realização de demandas prioritárias. Existem recursos que possibilitam sinalizar o que deve ser feito de acordo com o nível de urgência.

Quando o profissional visualiza os cartões no quadro, de imediato consegue saber qual é o prazo de entrega e dedicar a atenção para aquilo que é mais urgente e importante.

Definir os momentos de pausa

Durante a realização e organização das tarefas do dia a dia, os profissionais também precisam de pausa para descansar. Trabalhar ininterruptamente reduz a produtividade devido ao cansaço, além de aumentar os níveis de estresse e reduzir a concentração.

Os profissionais de uma clínica de reabilitação de alcoólatras fazem pausas entre uma tarefa e outra, é algo que estimula a criatividade, melhora a memória e aumenta a concentração.

Delegar tarefas

Uma pessoa não precisa fazer tudo sozinha. Por exemplo, quem está comandando a equipe pode averiguar se está com excesso de responsabilidades e o que pode ser delegado para outras pessoas.

Sempre existe alguém capaz de realizar alguma tarefa e para distribuí-las, é necessário encontrar a pessoa certa e com as habilidades técnicas para fazer o que é necessário criar um briefing antes de repassar a tarefa, de maneira bem específica.

Também é necessário definir as metas e objetivos e mostrar qual resultado é esperado, além de estar disposto a ajudar e esclarecer as dúvidas dos profissionais.

Medir o tempo de cada tarefa

Os colaboradores de uma confecção de uniforme jeans feminino precisam saber o tempo que investem em cada tarefa, pois é muito comum que os profissionais tenham uma visão distorcida em relação a isso.

Se ao programar o dia de trabalho uma pessoa destinou uma hora para o processo, mas acabou passando mais tempo nela, o planejamento pode criar obstáculos para a dinâmica de trabalho e pode até trazer consequências mais sérias.

Uma dica para evitar essa situação é usar uma ferramenta de gerenciamento automático, pois ela mede o tempo e produz relatórios que ajudam a tomar boas decisões, rever orçamentos e eliminar gargalos.

Mas para um fabricante de peruca full lace loira, é necessário considerar a quantidade de tarefas entregues para organizar as demandas da equipe. Manter o foco apenas no tempo investido pode aumentar a ansiedade.

Segmentar tarefas complexas

Algumas pessoas olham para o que precisam ser feito e nem mesmo sabem como começar, mas uma boa dica para lidar com isso é fazer as tarefas mais simples primeiro.

Ao fazer isso, o profissional começa a se adaptar ao trabalho mais complexo, dividindo-o em pequenas etapas.

Fazer uma coisa de cada vez

Ser multitarefa não é bom porque de acordo com um estudo realizado pela American Psychological Association, fazer várias coisas ao mesmo tempo reduzem até 40% a produtividade.

Alternar-se compromete o foco, aumenta a fadiga mental e os níveis de estresse. Dentro de um fabricante de embalagem para lanche baguete, a melhor opção é se concentrar no que está sendo feito para fazer da melhor forma.

Depois, o profissional deve fazer uma pausa para descanso e só então iniciar uma nova tarefa de trabalho.

Considerações finais

O gerenciamento de tarefas é muito importante para ter um dia produtivo, fazer o trabalho da melhor forma e manter o engajamento com as responsabilidades do dia a dia.

Uma ferramenta específica pode ajudar muito, mas o profissional ainda pode organizar seus processos diários manualmente. O importante é seguir o planejamento para produzir mais e melhor.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Fique bem informado dos acontecimentos do dia dia e sobre assuntos que somente aqui são abordados e destrinchados para você leitor estar sem bem informado e consumindo conteúdo de qualidade em nosso portal de conteúdo. Seja bem vindo ao Jornal Agora Brasil e fique a vontade

Related Posts

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

doze + 2 =