Proteção de dados dos fornecedores: 5 dicas de como garantir!

A proteção de dados dos fornecedores é um processo no qual se garante que os dados e informações dessas empresas não sejam usados de maneira errada, corrompidos, acessados por pessoas não autorizadas, entre outras condições relacionadas.

A prática de proteger os dados entregues ou gerados por empresas fornecedoras está diretamente alinhada à LGDP, Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n° 13.709 de 14 de agosto de 2018), que impõe limites quanto ao uso e tratamento de dados de terceiros pelas companhias.

Além de evitar penalidades legais decorrentes do descumprimento dessa lei, garantir a privacidade e a proteção desses dados é uma forma de manter um bom relacionamento com os fornecedores e de atestar a confiabilidade e responsabilidade do seu negócio.

É certo que diversas outras vantagens podem ser obtidas com essa atitude, mas, primeiro, é preciso saber como realizá-la, especialmente quando se utilizam processos de gestão de fornecedores compartilhados.

Confira, neste artigo, cinco dicas de como garantir a privacidade e a proteção de dados dos fornecedores e qual a importância desse cuidado.

O que é proteção dos dados dos fornecedores?

A proteção de dados de fornecedores é uma prática alinhada à Lei Geral de Proteção de Dados que garante que todas as informações e dados desses agentes não serão utilizados em situações além das quais foram autorizados.

Nesse conceito, significa que cabe também a quem está gerenciando os dados dos fornecedores garantir que esses:

• não sofram vazamentos;

• estejam devidamente protegidos contra ataques criminosos, por exemplo, ciberataques;

• não sejam acessados e/ou manipulados por pessoas e/ou entidades não autorizadas;

• se mantenham resguardados da utilização para atividades ilegais;

• não sejam corrompidos ou adulterados;

• não sejam usados para violação da imagem e/ou da credibilidade da empresa fornecedora.

Por que é importante manter a privacidade e a proteção dos dados dos fornecedores?

Manter a privacidade e a proteção de dados dos fornecedores é importante por uma série de motivos. Entre os principais estão:

• manter sua empresa em compliance e de acordo com o pilar governança do conceito ESG;

• evitar que seu negócio seja alvo de multas e penalidades passíveis do descumprimento da LGDP;

• evitar que sua empresa responda por processos movidos pela parte lesada pelo tratamento inadequado dos dados;

• garantir a confiabilidade e a credibilidade da sua companhia ao proteger seus parceiros de negócio adequadamente;

• proteger seu banco de dados de sequestros de informações e outras práticas ilegais cometidas por cibercriminosos;

• impedir vazamento de dados e informações sigilosas de seus fornecedores e contratos firmados com eles;

• manter a boa reputação e idoneidade da sua marca perante seus stakeholders.

Como garantir a proteção de dados dos fornecedores? 5 formas

Para garantir a privacidade e a proteção de dados dos fornecedores, principalmente durante processos de gestão compartilhada, algumas boas práticas que sua empresa pode adotar são:

• deixe clara as determinações da LGPD junto aos funcionários;

• crie e implemente políticas internas de segurança de dados;

• monitore os acessos aos dados periodicamente;

• estabeleça níveis de acesso aos dados dos fornecedores;

• use sistemas que ajudam a garantir essa proteção.

Deixe clara as determinações da LGPD junto aos funcionários

Não há como manter a proteção de dados dos fornecedores se os profissionais que lidam diariamente com essas informações não tiverem consciência da importância desse cuidado.

Por conta disso, é essencial que todos conheçam as bases legais da LGPD e como elas se aplicam na gestão de fornecedores do seu negócio. 

Dessa forma, saberão a relevância desse processo e quais podem ser as consequências se a determinação legal for descumprida, ajudando a elevar o nível de atenção e a evitar falhas no gerenciamento das informações.

Crie e implemente políticas internas de segurança de dados

As políticas internas de segurança de dados são ferramentas que ajudam a estabelecer diretrizes sobre como os profissionais devem tratar as informações transacionadas na empresa.

Elas também podem ser usadas para determinar penalidades, caso algum ponto desse cuidado seja descumprido.

Aqui, vale destacar que, o ideal, é que as políticas de segurança de dados da sua companhia sejam respaldadas na LGPD. Porém, ela pode ter regras próprias incluídas, a exemplo de quais tratativas serão dadas caso alguma infração cometida por um profissional seja identificada e comprovada.

Monitore os acessos aos dados periodicamente

Mesmo com as políticas, é preciso manter a atenção para verificar se elas estão mesmo sendo respeitadas.

Uma das melhores maneiras de fazer isso é monitorando os acessos aos dados periodicamente. Para isso, é possível fazer uma varredura de senhas e dispositivos utilizados na empresa, a fim de identificar se alguma ação suspeita foi feita com os dados dos fornecedores e, caso positivo, tomar as medidas necessárias de privacidade e proteção.

Estabeleça níveis de acesso aos dados dos fornecedores

Por falar em senhas, é possível aumentar a camada de segurança atribuída aos dados definindo níveis de acesso ao sistema utilizando. 

Explicando de outro modo, consiste em liberar a entrada e a utilização de dados somente a grupos de funcionários que realmente precisam lidar com determinadas informações. 

Desse modo, o software usado para gestão de fornecedores não fica aberto a todos, ajudando a evitar o uso indevido de dados e outras perdas relacionadas provenientes de manipulações equivocadas.

Use sistemas que ajudem a garantir essa proteção

Já que estamos falando sobre sistemas, é fundamental se atentar à oferta de segurança dos que são utilizados para fazer a gestão de fornecedores do seu negócio. 

O motivo é que, de nada adianta sua empresa adotar todas as medidas que citamos, se a tecnologia usada para o gerenciamento das empresas fornecedoras tem falhas que resultam na vulnerabilidade aos dados.

Por exemplo, se usar uma fundação de dados de fornecedores compartilhada, é extremamente importante que ela seja fornecida por uma solução idônea, segura e conhecida no mercado. 

A ideia com o uso desse recurso é compartilhar cadastros de fornecedores entre os usuários do sistema e, com isso, aproveitar os insights gerados por outros negócios e reduzir o tempo necessário para encontrar fornecedores qualificados para sua empresa.

Entretanto, é preciso que a base de dados de fornecedores compartilhada seja precisa, atualizada, robusta, moderna e, principalmente, segura, de modo que contribua para sua companhia manter as boas práticas de privacidade e proteção de dados e informações dos envolvidos na sua rede de abastecimento.
Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques!