Para qualquer empresa moderna, as contas a pagar são uma das tarefas de maior risco que existem. Afinal, toda organização empresarial precisa pagar o que deve, e em nenhum momento pode se dar ao luxo de errar devido aos grandes impactos que pode trazer.
O gerenciamento de faturas com rapidez e precisão é fundamental para manter um bom relacionamento com fornecedores.
Aliás, um bom sistema de contas a pagar também garante que a empresa não tenha passivos nos livros de contabilidade, o que evita o risco à confiança dos negócios.
Entende contas a pagar de forma simplificada
As contas a pagar consistem em tudo o que uma empresa deve aos credores.
Isso pode executar todo o espectro de dívidas, desde o faturamento mensal de empresas terceirizadas que cuidam do fornecimento e aluguel de empilhadeira para o setor de logística e distribuição, até o pagamento de colaboradores esporádicos.
Normalmente, contas a pagar referem-se a dívidas de curto prazo, ou seja, elementos que a empresa planeja quitar dentro de um ano, tendo esse período de tempo como o ideal, e assim não prejudicar a saúde financeira da organização.
No caso de dívidas de longo prazo, como hipotecas imobiliárias, dívidas bancárias para investimento, ou mesmo dividendos junto a financiadora de carros para frota automotiva (que levam mais de 12 meses para pagar), são discriminadas como passivos separados.
As contas a pagar são um passivo para as empresas. Isso reflete na importância do gerenciamento de maneira eficaz e responsável, pois ajuda a manter a confiança na capacidade de pagar as dívidas e uma boa gestão para o desenvolvimento.
Além disso, é algo respeitoso a se fazer pelos credores, fornecedores e parceiros de negócios, que sempre fazem parte de um círculo de relações, sejam empreendedores em início de carreira ou empresários estabelecidos no mercado.
Diferença entre contas a pagar e contas a receber
Vale saber que contas a pagar e contas a receber são dois lados de uma mesma moeda.
As contas a pagar referem-se ao processamento de pagamentos devidos com quem a empresa está em dívida.
Quando se fala em contas a receber, no entanto, trata-se exatamente o oposto, ou seja, há capital financeiro devido à empresa por devedores, ou seja, pessoas físicas ou jurídicas que ainda não pagaram por bens de consumo ou serviços contratados.
Por exemplo, se um hospital precisa de insumos, como desinfetantes hospitalares com finalidades específicas, é preciso de um fornecedor, e a empresa, como pessoa jurídica, tem contas a pagar para conseguir os produtos.
Agora, a partir do momento que uma pessoa física passa da porta hospital adentro, ela passa a ser um paciente, mas também um cliente, e precisa pagar pelos serviços prestados. Assim, a empresa terá contas a receber.
Tendo as definições devidamente explicadas, é preciso analisar algumas considerações cruciais ao gerenciar contas a pagar.
Gerenciamento de processos de contas a pagar
No mundo moderno, as empresas têm que pagar muitos credores, em uma constância conforme as finalidades e o envolvimento com o mercado em que estão inseridas.
Isso inclui os mais variados fornecedores, entre os quais:
- Consultores de RH;
- Contadores;
- Locadoras de imóveis e veículos;
- Serviços terceirizados;
- Softwares personalizados.
Interessante perceber que o serviço de assessoria contábil faz parte de contas a pagar, e é esse mesmo setor que ajuda a entender as nuances da administração empresarial, e na identificação de taxas, impostos e demais compromissos financeiros que uma organização precisa ter.
Além disso, se a empresa não tiver um sistema digital para ajudar no gerenciamento desses pagamentos, pode ser que tenha que encarar problemas futuros.
Implementação de software de gestão financeira
Cada empresa pode contar com um sistema digital, ou seja, um software financeiro com diferentes funções, como permitir o upload de faturas pendentes dentro da plataforma.
Assim, o setor de finanças pode acompanhar, junto a um calendário adequado, identificando as contas a pagar e fazer todo o processo sem perder nenhum prazo, eliminando qualquer tipo de preocupação.
De acordo com o software financeiro instalado, as faturas podem ser adicionadas e aprovadas por profissionais responsáveis, e exportar os arquivos para uma plataforma bancária online. Isso mantém tudo no controle e, mais importante, livre de erros, agilizando o processo.
Há pelo menos 4 pontos relevantes e que precisam ser destacados, a partir do momento que uma empresa recorre aos softwares financeiros.
- Upload de faturas em tempo
Qualquer membro da equipe do setor financeiro pode fazer o upload de faturas para a plataforma digital, de qualquer lugar do mundo, desde que tenha acesso à internet.
Assim, é garantido que todas as informações necessárias estejam presentes nos devidos espaços.
As equipes financeiras podem monitorar e aprovar pagamentos para a manutenção de elevadores de forma rápida, sem nenhuma entrada de dados extra, ou informações adicionais que não acrescentam em nada.
- Acompanhamento de aprovações automaticamente
É importante para a empresa saber qual fornecedor foi pago, e quem aprovou cada custo.
Os softwares modernos e associados a ferramentas digitais atualizadas registram cada pagamento para qual o fornecedor foi feito, e registra qual gerente aprovou.
Os custos também são atribuídos a equipes específicas e, assim, fica mais fácil o gerenciamento de gerenciamento de orçamentos, pagamentos e demais responsabilidades financeiras.
- Gerenciamento de orçamento em tempo real
De acordo com o software instalado para a empresa, e com o desenvolvimento personalizado conforme especificações solicitadas no momento da contratação, é possível atualizar em tempo real para melhor compreensão dos gastos corporativos.
Isso ajuda a empresa a saber exatamente onde o capital financeiro foi gasto, quem aprovou, inclusive com data, horário e local.
Se for preciso comprar caixa de presente personalizada em algum período específico, como em festas de final de ano, é possível gerenciar o orçamento disponível em tempo real, utilizando aplicativos próprios e com login e senha individuais.
Dessa forma, todos os registros se mostram mais precisos e sempre atualizados e o acesso é vedado a apenas pessoas devidamente autorizadas.
- Correspondência automática de recibos
A computação em nuvem, ou cloud computing, permite que o acúmulo de papéis deixe de existir, assim como não há necessidade de examinar centenas de recibos no final de cada mês.
A tecnologia aplicada no setor de contas a pagar está à disposição para facilitar a vida de empresários e empreendedores, assim como de profissionais responsáveis pelo setor financeiro, tanto de quem tem uma dívida quanto daquele que vai receber uma fatura.
O rastreamento de compra de uma fritadeira a gás por um restaurante ou uma lanchonete, por exemplo, pode ser feito em questão de minutos, tendo todas as informações na nuvem estipulada pela tecnologia, com a correspondência automática de recibos.
Centralização do pagamento de faturas
Entre as ações mais importantes quanto à instalação de um software financeiro, além de processar as faturas de fornecedores de maneira mais adequada, está a centralização de pagamentos.
A partir do momento que todos os pagamentos de uma empresa estão em um ambiente digital único, fica mais fácil ter uma visão clara do capital financeiro que está de saída.
Isso impede que o pagamento de faturas seja dividido em diferentes ambientes, o que pode dificultar o controle de quanto a empresa está pagando mês a mês, mas também pode expor ao risco de fraude.
Na verdade, a melhor situação é lidar com todos os gastos da empresa em um único lugar. Isso significa estipular despesas de:
- Almoço e jantar de negócios;
- Escritório;
- Gastos pontuais;
- Viagens corporativas.
A implementação de ferramentas digitais certas pode fazer toda a diferença sobre esses pontos e mais, pois ajuda a rastrear e processar faturas de forma clara e precisa, evitando ao máximo qualquer tipo de erro.
Com uma plataforma integrada de gerenciamento de gastos, a empresa pode automatizar cada etapa do processo de contas a pagar, desde a cobrança da fatura até o processamento do pagamento, agregando mais vantagens ao processo.
Conclusão
À medida que as organizações continuam a se concentrar em manter os funcionários em segurança e os negócios funcionando, ainda há faturas a serem processadas, contas a pagar, consultas de fornecedores a responder e despesas a reembolsar.
As empresas estão redefinindo os objetivos estratégicos e ajustando os planos anuais para garantir as funções mais críticas, como as próprias contas a pagar, e assim continuar normalmente conforme a economia deslanchar.
A tecnologia e a implementações de funções como P2P (Peer-to-Peer), ou seja, ponto a ponto, com uso de chaves de segurança criptografadas, permite que os responsáveis pelo setor financeiro possam se concentrar em três etapas, sendo agilidade, custo para servir e resiliência.
Com uma função P2P simplificada, as organizações podem melhorar o fluxo de caixa, obter mais transparência e controle, aumentar a conformidade com dados mais consistentes e fornecer estratégias de pagamento que suportem os negócios e os ecossistemas de fornecedores, contribuindo com o desenvolvimento da marca.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
