Saber administrar as tarefas de trabalho é fundamental para atingir metas e objetivos. É necessário listar as atividades, saber delegá-las do jeito certo, bem como priorizar e controlar a execução.
É assim que o profissional e o restante da equipe estarão sempre alinhados com as demandas e metas da corporação. Algumas pessoas têm a sensação de que precisam de mais tempo para fazer tudo o que precisam, mas não é necessário.
Até mesmo um profissional multitarefa, que passa boa parte do tempo ocupado, pode ser muito mais produtivo se souber controlar o que precisa ser feito, mas muitos têm dificuldade em fazer isso.
Existem prioridades e elas precisam ser identificadas e trabalhadas antes dos demais afazeres, mas isso não significa que o restante deve ser negligenciado ou procrastinado demais.
Diante de tantas coisas, algumas pessoas simplesmente deixam de lado aquilo que acreditam que vai tomar muito tempo, mas existem outras maneiras de administrar o dia a dia, e é justamente sobre isso que este conteúdo vai falar.
Será possível entender o que é uma tarefa de trabalho, como gerenciar as atividades profissionais e veja algumas dicas para parar de adiar o que deve ser feito.
- O que é tarefa de trabalho?
- Como gerenciar as tarefas do dia a dia
- Priorizar tarefas importantes
- Organizar e estabelecer prazos
- Escolher um sistema
- Comunicar-se com a equipe
- Dicas para parar de procrastinar
- 1. Entender o que é procrastinar
- 2. Dar um passo de cada vez
- 3. Entender o que acontece
- 4. Enxergar se no futuro
- 5. Não se repreender
- 6. Pensar nos imprevistos
- 7. Gerenciar as emoções e o tempo
- 8. Praticar a procrastinação estruturada
- Considerações finais
O que é tarefa de trabalho?
Pensar no conceito de tarefa de trabalho é muito importante para fazer o que precisa ser feito. Trata-se de uma divisão das atividades que fazem parte do dia a dia de um profissional, como:
- Enviar um e-mail;
- Fazer uma reunião;
- Atender um cliente;
- Resolver um problema.
As etapas menores do que deve ser feito possuem objetivos claros, além de ter um prazo para sua execução, de modo que não gere impactos negativos na entrega do projeto final.
As tarefas de alguém que trabalha em uma gráfica especializada em cartão de visita confeitaria costumam ser interdependentes, por isso cada um deve finalizar uma tarefa para que a outra possa ser realizada.
É assim que a equipe evita gargalos no fluxo de trabalho, para tanto, é necessária a presença do gestor que vai se responsabilizar pelas atribuições, gerenciamento, execução e planejamento de execução de tarefas.
Como gerenciar as tarefas do dia a dia
O gerenciamento de tarefas utiliza métodos para que o prazo, esforço e objetivo possam conciliar os aspectos humanos, técnicos e organizacionais do que precisa ser feito.
Muitos profissionais olham para tudo o que precisam fazer durante o dia e se sentem tão atarefados que simplesmente começam a procrastinar, mas existem outras maneiras de lidar com isso. Algumas dicas são:
Priorizar tarefas importantes
Dentro de uma empresa especializada em motoboy frete, a primeira coisa que precisa ser feita é ter clareza de quais são os afazeres do dia.
O profissional pode fazer uma lista com tudo aquilo que está pendente e depois de se certificar do que deve ser feito, deve categorizar as tarefas entre diferentes categorias, como urgentes, emergentes, no prazo e planejadas.
Depois disso, pode-se começar a executar ou delegar, de acordo com as características desses afazeres.
Organizar e estabelecer prazos
Tarefas sem prazo não costumam fazer sentido e por isso dificilmente trarão os resultados esperados. É preciso organizar tudo o que precisa ser feito, de acordo com os prazos e tentar quebrar tarefas muito longas em partes menores.
Os profissionais devem fazer isso para sistematizar o andamento das etapas e existem até mesmo softwares que ajudam nesse processo.
Escolher um sistema
Fazer o gerenciamento das tarefas é algo desafiador, mas a tecnologia também ajuda nesse sentido, tornando tudo muito mais rápido e prático.
Gestores e líderes estão investindo no uso de softwares de gestão que incluem os processos envolvidos, integram a equipe, bem como os projetos e tarefas dos mais variados tipos.
Comunicar-se com a equipe
Dentro de uma corporação de drywall montagem, todos os profissionais envolvidos precisam entender como as tarefas funcionam, bem como sua organização.
Depois de organizar tudo o que deve ser feito, considerando os prazos, o gestor deve se comunicar com a equipe para explicar de que modo as coisas serão feitas.
Para que o time alcance o sucesso, precisa entender como a gestão de tarefas acontece e trabalhar de acordo com ela.
Dicas para parar de procrastinar
Além de saber administrar tudo aquilo que deve ser feito, é muito importante que o profissional evite a procrastinação, pois ela faz com que muitos afazeres sejam adiados e vão se acumulando. Algumas dicas práticas para fazer isso são:
1. Entender o que é procrastinar
A primeira coisa que se precisa fazer é entender o verdadeiro sentido de procrastinar. A procrastinação faz com que uma pessoa evite uma situação, deixando algo para resolver depois e priorizando outras coisas.
Embora seja um comportamento natural, pode acabar prejudicando o indivíduo. Um fabricante de vidro refletivo fumê pode conversar com a equipe para identificar as causas que levam a essa conduta e procurar maneiras de revertê-la.
Quem trabalha por conta própria também precisa fazer essa investigação, mudar alguns hábitos e tomar o controle da própria vida.
2. Dar um passo de cada vez
Dar um passo de cada vez e caminhar aos poucos é muito importante para alcançar resultados e fazer tudo aquilo que precisa ser feito durante o dia.
Esse pensamento tranquiliza a mente e ajuda a manter o foco, e é algo que pode começar a ser colocado em prática aos poucos, ou seja, por meio de pequenas atitudes.
3. Entender o que acontece
Às vezes, uma pessoa que não consegue cumprir os prazos que precisa, acaba deixando algumas atividades para depois, mas isso não significa que ela esteja procrastinando.
Pode ser que a demanda de afazeres seja muito maior do que costuma ser e o indivíduo tem dificuldades para conciliar tudo.
Dentro de um fabricante de madeira cambara aparelhada, o gestor pode ter que lidar com muitas tarefas emergenciais que aparecem, e por isso precisa interromper outras por um tempo, algo normal, mas que não é procrastinação.
4. Enxergar se no futuro
Quando se procrastina, muitas pessoas costumam pensar em um futuro melhor, por exemplo, acreditando que vão acordar mais dispostas no dia seguinte para resolver o que deveria ser resolvido hoje.
É uma crença típica do procrastinador, mas, o amanhã chega e a situação continua do mesmo jeito, com isso, surge o sentimento de frustração.
O certo é enxergar-se no futuro de maneira consciente, sem projetar algo ilusório e da forma como o profissional gostaria que acontecesse. É fundamental respeitar as próprias dificuldades e admitir as fraquezas.
Ao fazer isso, a pessoa consegue lidar melhor com as expectativas e desenvolve a autoconfiança para fazer o que precisa.
5. Não se repreender
Os colaboradores de um fabricante de fita adesiva transparente atacado devem adotar a autodisciplina, algo que as próprias organizações podem oferecer por meio de treinamentos.
Quem trabalha de forma independente ou quer simplesmente melhorar esse aspecto, primeiro precisa entender que a autodisciplina não é exigir muito de si mesmo. Também não se deve repreender as falhas, afinal, todos estão sujeitos a elas.
Quando alguma coisa não acontece de acordo com o esperado, o certo é tentar entender o que deu errado e corrigir para que não se repita.
6. Pensar nos imprevistos
É muito comum ver pessoas que preenchem o dia todo com tarefas e, por causa disso, não têm tempo para lidar com imprevistos, e quando eles aparecem acabam prejudicando todo o planejamento.
Quando o gestor de um fabricante de fonte para jardim externo for fazer seus planos, precisa incluir na rotina um tempo para resolver imprevistos.
Caso eles não apareçam, o profissional pode aproveitar para adiantar uma atividade ou simplesmente para fazer algo que gostaria, terminar o trabalho mais cedo e assim por diante.
7. Gerenciar as emoções e o tempo
Se alguém não está conseguindo administrar todas as tarefas, deve parar e pensar no que está acontecendo de errado.
Geralmente, além da má administração, as emoções também podem afetar muito a rotina. É muito fundamental desenvolver a inteligência emocional e saber gerenciá-la para que nada atrapalhe o dia.
8. Praticar a procrastinação estruturada
Dentro de uma companhia de transporte fretado para funcionários, o gestor pode priorizar tarefas mais urgentes e temerosas no topo de sua lista de afazeres.
As menos importantes podem vir logo abaixo e essa lógica é muito recomendável porque o procrastinador costuma deixar a primeira tarefa para depois, mas fazer as de baixo aumenta a sensação de dever cumprido em relação a algumas coisas.
Considerações finais
É perfeitamente normal ter muitas tarefas para fazer e, por essa razão, é indispensável saber administrá-las e evitar a procrastinação.
Com as dicas ao longo deste conteúdo, vai ficar muito mais fácil evitar esse problema, melhorar a rotina e lidar com qualquer imprevisto.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
