Descubra os 3 principais erros na emissão de notas fiscais e aprenda como evitá-los para manter sua empresa em conformidade.
A emissão de notas fiscais é um procedimento padrão para a maioria das empresas, mas ainda assim é comum a ocorrência de erros que podem levar a consequências legais sérias e multas. Abaixo, vamos mostrar os três principais erros na emissão de notas fiscais e oferece dicas eficazes para evitá-los, assegurando a conformidade fiscal da sua empresa.
Erro 1: Dados Incompletos ou Incorretos
Falta de detalhamento nos dados do emitente ou do destinatário
Um dos erros mais comuns na emissão de notas fiscais é o preenchimento incompleto ou incorreto das informações tanto do emitente quanto do destinatário. Isso contém dados como nome, CNPJ, endereço e inscrição estadual. Informações erradas ou incompletas podem invalidar uma nota fiscal, acarretando em penalidades para a empresa.
Fazer nota fiscal online é um processo prático e essencial para manter a conformidade fiscal de empresas e autônomos. Com sistemas especializados, o usuário pode emitir documentos fiscais de maneira rápida e segura, diretamente de seu computador ou dispositivo móvel
Como evitar
Para evitar erros na emissão de notas fiscais, a implementação de um sistema de verificação dupla é fundamental. Esse sistema consiste em revisar todas as informações relevantes da nota fiscal em duas etapas distintas, geralmente por dois funcionários diferentes ou através de um software de revisão automática.
Essa prática minimiza significativamente as chances de erros relacionados a dados incorretos ou incompletos, como CNPJ, endereço ou descrição dos produtos. A verificação dupla assegura que qualquer discrepância seja identificada e corrigida antes que a nota fiscal seja finalmente enviada ao cliente ou à autoridade fiscal competente, protegendo a empresa de possíveis penalidades e problemas legais.
Erro 2: Classificação Fiscal Incorreta de Produtos
A classificação fiscal incorreta dos produtos, por meio de códigos NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional) errados, é outro erro comum que as empresas cometem ao emitir notas fiscais. Esses códigos determinam as taxas de impostos aplicáveis e são fundamentais para o cálculo correto dos tributos.
Como evitar
O treinamento adequado da equipe de contabilidade e o uso de sistemas de gestão fiscal atualizados são fundamentais para evitar esse tipo de erro. Consultar um especialista fiscal para revisar periodicamente as classificações e as atualizações da legislação tributária também pode ajudar a manter tudo em ordem.
Erro 3: Erros no Cálculo dos Impostos
Erros no cálculo dos impostos como ICMS, IPI, PIS e COFINS são extremamente comuns e podem proceder em pagamento insuficiente ou excessivo de tributos. Esses erros geralmente ocorrem por falta de entendimento das complexas regras tributárias brasileiras.
Como evitar
Utilizar softwares de contabilidade que automatizam o cálculo dos impostos pode reduzir significativamente a margem de erro. Também, manter-se informado sobre as alterações nas alíquotas e bases de cálculo através de cursos e treinamentos contínuos é essencial para qualquer profissional da área fiscal.
Implementando práticas de verificação rigorosas, utilizando a tecnologia apropriada e mantendo a equipe constantemente treinada e atualizada, sua empresa pode minimizar riscos fiscais e operar com maior segurança jurídica e eficiência fiscal. Mantenha-se sempre atento às mudanças na legislação e invista em conhecimento e tecnologia para manter sua empresa em conformidade.
