Otimização de processos e custos: razões para você contratar serviços terceirizados

A cada dia, mais empreendedores enxergam a terceirização como uma boa maneira de otimização de processos e custos.

Ao terceirizar certos serviços, os empreendedores podem se concentrar nas áreas mais determinantes, garantindo benefícios para o crescimento de todo o negócio.

A terceirização traz muitas vantagens e nós vamos detalhá-las no texto que começa agora.

Também daremos exemplos do tipo de atividade que pode ser terceirizada com sucesso. Por fim, listaremos dicas para que o processo ocorra com segurança e qualidade.

O que é terceirização?

Terceirização é o modelo de trabalho em que a execução ou manutenção de um serviço é transferida para um terceiro, seja uma outra empresa ou profissional.

Em outras palavras, terceirizar é delegar determinadas atividades para focar em outras tarefas, enquanto elas são executadas com propriedade.

O escritório contábil que contrata essas atividades solicita ao prestador de serviços a realização de uma função que geralmente não está vinculada ao público final. inclusive, a própria atividade contábil pode ser terceirizada em instituições voltadas para outros segmentos,

Como resultado, uma operação terceirizada permite que a organização atinja seus objetivos principais de forma mais eficiente.

Para ter sucesso nesse processo, é preciso examinar cuidadosamente os contratos com as empresas para não ter preocupações futuras.

Por que terceirizar?

Apesar da terceirização ser uma prática comum e muito recorrente, ainda existem certos receios sobre ela.

Nesses tópicos vamos desmistificar as dúvidas e inseguranças a respeito de contar com esse esquema de contratação nos empreendimentos, inclusive de cabeamento estruturado.

Concentrar-se nas prioridades

Cada vez mais organizações têm menos dinheiro para manter toda a infraestrutura, comprar equipamentos e contratar pessoal qualificado.

Assim, o que está disponível em dinheiro deve ser investido para garantir que o negócio tenha a expertise e as ferramentas necessárias.

O que significa que, para operações secundárias é conveniente usar serviço terceirizado para diminuir os custos adicionais.

Assim, a terceirização pode ajudar o profissional especializado em ar condicionado instalação a se concentrar nas atividades externas para atender aos clientes com mais qualidade ao invés de considerar ações de marketing, por exemplo.

Economizar com a força de trabalho

Contratar e treinar equipes para atividades paralelas ou projetos de curto prazo pode ser caro, e a equipe temporária nem sempre corresponde às suas expectativas.

Desse modo, se você vai contratar alguém para realizar uma atividade que está fora do core business (atividade-fim/principal) de licenciamento ambiental, a pessoa precisa ter experiência – o que quer dizer pagar mais.

Então, não é aconselhável contratar um estagiário para ser responsável pela comunicação ou contabilidade.

Ao contratar uma empresa ou especialista para as atividades terceirizadas, sua organização não terá de lidar com burocracias e custos voltados aos profissionais qualificados de forma direta, o que também contribui para a melhor gestão de pessoal e da rotina de diversos setores.

Otimizar o tempo

Cada minuto é precioso no dia a dia de uma empresa, seja ela grande ou pequena. Algumas organizações optam por terceirizar tarefas mais demoradas, como:

• Distribuição;
• Folha de pagamento;
• Marketing digital;
• Contabilidade.

Uma das principais razões para isso é economizar tempo.

É importante que os gestores e profissionais se concentrem na geração de ideias que ajudem a manutenção industrial a crescer, reduzindo riscos.

Facilitar substituições

Normalmente, substituir funcionários em caso de ausência sempre causa muitas dores de cabeça aos gestores.

Mas, no caso de colaboradores terceirizados, essa é uma responsabilidade da empresa à qual eles são subordinados.

Dessa forma, qualquer necessidade de substituição e aprimoramento será atendida para atingir as metas estabelecidas entre as partes. Inclusive, essas empresas geralmente contam com profissionais para essa alocação mais ágil.

Como se preparar para a terceirização?

A cada dia que passa, a terceirização cresce ainda mais e isso se deve aos seus diversos benefícios para as empresas.

No entanto, alguns aspectos são importantes e devem ser observados, pois além de evitar o fracasso, também abrem portas para novas oportunidades.

Igualdade de tratamento

Mesmo quando um colaborador é terceirizado, o tratamento deve ser igual ao de alguém que pertence ao quadro oficial de colaboradores internos.

Tanto os empregados da empresa contratada quanto os empregados das prestadoras de serviços devem ser tratados de forma igualitária, sem discriminação. 

Mesmo que o empregado seja subordinado direto da empresa terceirizada, a relação com ele deve ser respeitada, pois é fundamental que não existam tais diferenças dentro da linha de produção de equipamentos para laboratórios, inclusive para garantir a qualidade das operações e trazer a sensação de pertencimento e motivação.

Responsabilidades bem delimitadas

A função do terceirizado deve ser especificada no ato da contratação. Lembre-se que o profissional não pode ser alocado para atividades diferentes das especificadas no contrato sem adequação de termos.

Trata-se de uma medida para proteger os empregados e também para ser justo entre o preço e a concessão do trabalho realizado por empregados terceirizados.

Isso deve ser observado e respeitado, pois se houver desvio de função, podem ocorrer multas, quebra de contrato ou mesmo processos entre empresas e problemas trabalhistas.

Avalie se a contratada atende às suas expectativas

Também é importante analisar se o fornecedor corresponde à realidade atual do seu negócio. Não se esqueça de sincronizar os requisitos das chaves de segurança e o que a empresa terceirizada oferece.

Faça um orçamento dos serviços que pretende terceirizar e confirme se realmente se enquadram na sua realidade financeira, atendendo satisfatoriamente às necessidades do negócio, pois cada empresa terceirizada possui seus próprios parâmetros de trabalho.

Analise a flexibilidade

Não é aconselhável investir em soluções pouco flexíveis e que não se adaptam a diferentes contextos.

Ela deve ser capaz de se adaptar ao perfil da empresa contratante, mesmo seguindo determinados parâmetros pré-determinados pela operadora terceirizada.

Qualquer organização, para funcionar de forma eficaz, deve seguir determinados padrões, mas não pode ser rígida. 

Verifique a reputação e experiência do fornecedor

Outro aspecto a ser considerado é a reputação da empresa prestadora de serviços. Informe-se sobre sugestões de outros gestores, bem como comentários na internet.

Se determinado grupo recebe muitas reclamações e dificilmente as resolve, é sinal de que não é muito confiável.

Vale a pena estudar as qualificações dos profissionais e suas opiniões sobre a empresa em que trabalham também.

Considere essas dicas ao procurar uma empresa especializada em terceirização de serviços.

Talvez você precise usar uma única empresa que cubra todas as suas necessidades de negócios, o que otimizará ainda mais os lucros. 

No entanto, pode ser necessário avaliar mais de uma opção para atividades distintas. Por isso, antes de tudo, avalie as necessidades e orçamento.

O que pode ser terceirizado?

É pertinente lembrar que certas regras devem ser seguidas durante o processo de terceirização.

O serviço terceirizado não pode ter influência direta no resultado final do produto que a empresa de EPS isopor fornece, por exemplo.

Para te ajudar, listamos alguns exemplos que podem ser parte integrante da terceirização corporativa.

Armazenamento de produtos

Questões logísticas como armazenamento de produtos e gestão de estoque tendem a ser bastante trabalhosas e caras, pois são necessários especialistas para realizar as tarefas.

Uma solução é terceirizar o processo de armazenamento para uma marca especializada, garantindo mais segurança, controle e economia.

Esta medida também ajuda a reorganizar e aproveitar melhor o espaço, o que ajuda muito na realização das tarefas diárias.

Segurança

Com o aumento da violência, os serviços de segurança são cada vez mais priorizados.

Considerando que este tipo de atividade costuma exigir um bom número de profissionais disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, e conhecimentos específicos, a terceirização é ser um fator favorável para suprir tal necessidade.

Limpeza

Uma vez que os profissionais desta área estão frequentemente presentes no dia a dia corporativo, a contratação direta seria custosa.

Por isso que a terceirização desta atividade é muito vantajosa financeiramente.

Para complementar, as questões operacionais relacionadas com o bom funcionamento do serviço são da responsabilidade da sociedade gestora, o que também é significativo, principalmente considerando horários e materiais.

Contabilidade

Ter um controle contábil eficaz é essencial para o bom funcionamento de qualquer empreendimento, ainda mais quando se fala nas responsabilidades legais e fiscais.

Neste sentido, contar com a ajuda de um especialista na área é fundamental para que tudo funcione bem.

O contador é um profissional com altos honorários e pode prestar serviços relacionados à consultoria.

Então, a terceirização é bastante benéfica para quem deseja ter esse suporte especializado a um custo menor.

Serviços administrativos 

Muitos não têm noção disso, mas muitos serviços administrativos vitais para o funcionamento de um negócio podem ser terceirizados. 

Eles incluem:

• Recepção;
• Assistência jurídica;
• Recursos humanos;
• Portaria.

Esses profissionais estão presentes no dia a dia das operações de várias organizações, exigindo gestão de custos e tempo.

Sendo assim, a terceirização é uma boa forma de resolver esses dois problemas com uma única medida.

Conclusão

Administrar uma empresa não é nada fácil. Selecionar, entrevistar, contratar e capacitar colaboradores demanda tempo e dinheiro.

Do mesmo modo, muitas vezes a manutenção de um local de trabalho vai muito além do chamado “core business”.

Como apontamos no texto que você acaba de ler, é nessas áreas que a terceirização costuma ser mais indicada e benéfica.

Portanto, se você está buscando alternativas para otimizar os resultados e a rotina do negócio, considere contratar terceiros.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.