Eventos corporativos são promovidos por empresas ou organizações com o intuito de alcançar algumas metas, como promover produtos ou serviços, lançar novos produtos, fortalecer a marca, capacitar funcionários, entre outros.
Esses eventos podem ter diferentes formatos e durações, e podem ser realizados tanto para o público interno quanto para o público externo.
Entre os tipos mais comuns de eventos corporativos estão conferências, workshops, seminários, convenções, lançamentos de produtos, comemorações de aniversários da empresa e festas de fim de ano.
Esses eventos são planejados e organizados para atender às necessidades e expectativas da empresa e dos participantes, e podem ser realizados em diversos locais, como salões de eventos, hotéis ou centros de convenções.
O planejamento de eventos corporativos é uma tarefa que exige organização, atenção aos detalhes e muita criatividade. Desta forma, adotar estratégias que ajudem a planejar os eventos é fundamental.
Os eventos corporativos são uma forma importante de comunicação e marketing para empresas de todos os setores, e podem contribuir significativamente para o sucesso da empresa, desde que sejam planejados e executados de forma adequada.
Acompanhe este artigo e conheça quais estratégias são possíveis de aplicar durante este processo.
Conhecendo as etapas de organização
Para realizar um evento de sucesso, é necessário seguir algumas etapas iniciais e importantes
- Escolher data, hora e local;
- Definir objetivos;
- Estipular um orçamento;
- Contar com uma equipe de organização experiente;
- Criar uma programação para o evento.
Para organizar um evento corporativo, é importante que quem está à frente do planejamento defina qual será o tipo de evento. Como mencionado no início do artigo, há diversos tipos de eventos que podem ser realizados.
Após a definição, inicia-se a montagem do cronograma, sendo assim, é necessário escolher data, hora e local que será realizado este evento. Por exemplo, uma empresa fabricante de chinelos definiu que irá realizar o lançamento de sua primeira coleção com um estilista famoso.
Até este trabalho, este fabricante apenas reproduzia peças já existentes no mercado. Com a inclusão do departamento criativo, notou-se a necessidade de realizar uma festa de lançamento.
Foram determinados os objetivos que deverão ser atingidos durante esta festa. É importante ter uma ideia clara do que se espera do evento para que ele possa ser planejado de forma eficaz.
Neste caso, o objetivo é apresentar o novo departamento criativo e mostrar a coleção assinada pelo estilista, bem como lançar no mercado uma nova marca de chinelos com o intuito de aumentar as vendas e promover a imagem da empresa.
O próximo passo importante é escolher uma data e um local. Escolha uma data que não coincida com outros eventos importantes e um local que seja adequado ao tipo de evento que será realizado.
Defina o orçamento deste evento. É importante ter um orçamento definido desde o início para evitar surpresas durante o planejamento. Defina o orçamento com base nos objetivos do evento e nos recursos disponíveis.
Escolha uma equipe de organização de eventos com pessoas que tenham habilidades complementares, como organização, negociação, marketing.
Crie um programa detalhado do evento, incluindo as atividades que serão realizadas, horários, palestrantes e visitas se caso houver.
Esta parte do planejamento é importante para que os objetivos sejam atingidos. Os convidados precisam conhecer mais da empresa e do que está sendo apresentado a eles.
Outro ponto importante para um evento de sucesso é a contratação de fornecedores. Então atente-se sempre ao que foi pedido para a organização do evento e quais itens são imprescindíveis no dia, como grades para eventos.
É nesse ponto que se define itens como cardápio, músicas, decoração, se haverá brindes e quais, a quantidade de pessoas, se será um evento aberto ou não, pois isso impacta no orçamento.
Utilize estratégias de marketing e comunicação para divulgar o evento para o público-alvo, como redes sociais, e-mail marketing e anúncios em caso de festa aberta ao público.
Gerencie as inscrições, estratégia utilizada para os workshops por possuir materiais de estudo. Se o evento requer inscrição, gerencie as inscrições de forma organizada e eficiente, utilizando ferramentas como formulários online, sistema de gerenciamento de inscrições, entre outros.
Crie uma lista de verificação com todas as tarefas necessárias para o evento e monitore o progresso para garantir que tudo esteja pronto a tempo.
Caso a empresa decida oferecer um jantar para os funcionários, certifique-se que todos os equipamentos para a realização estão de acordo, se há necessidade de uma grelha para peixe grande por exemplo.
Esteja pronto para imprevistos que podem ocorrer durante o evento, como problemas técnicos, atrasos, cancelamentos e se há possibilidade de chuvas quando realizados em locais abertos.
Acompanhe o pós-evento, avalie os resultados e obtenha feedback dos participantes para entender o que funcionou e que pode ser melhorado em futuros eventos. Aproveite o engajamento que o evento gerou e utilize para o marketing da empresa.
Lembre-se de que o sucesso de um evento corporativo depende de uma série de fatores, como planejamento, organização, criatividade e trabalho em equipe.
Seguindo essas etapas e se preparando com segurança, você poderá realizar um evento bem-sucedido que atende às expectativas da sua empresa e dos participantes.
Promova o networking em seu evento
Networking é um termo que se refere à criação e manutenção de uma rede de contatos profissionais, com o objetivo de criar oportunidades de negócios, compartilhar conhecimentos, trocar informações e buscar apoio em diferentes áreas da carreira ou negócio.
Em resumo, networking é uma forma de construir relacionamentos profissionais com outras pessoas que podem ser úteis para a carreira ou para a empresa.
Pode ser realizado em diversos ambientes e situações, como eventos corporativos, encontros de negócios, reuniões de associações profissionais, grupos de discussão online, entre outros.
É uma prática importante para quem deseja ampliar sua rede de contatos e se conectar com pessoas influentes e relevantes em diferentes áreas.
Além de possibilitar novas oportunidades profissionais, o networking pode ser uma fonte valiosa de aprendizado, permitindo a troca de informações e conhecimentos entre profissionais de diferentes áreas e níveis de experiência.
Por isso, é uma habilidade importante para qualquer pessoa que deseja crescer profissionalmente ou ampliar seus negócios.
Promover o networking pode ser uma tarefa desafiadora, mas existem algumas estratégias que podem ser utilizadas para facilitar a conexão entre profissionais e estimular o desenvolvimento de novas relações.
Criar eventos de networking
Os eventos corporativos são excelentes para networking. Pode ser uma forma eficiente de reunir pessoas interessadas em criar novas conexões profissionais em um ambiente mais descontraído.
Usar as redes sociais
As redes sociais profissionais podem ser utilizadas para buscar e se conectar com pessoas que trabalham em áreas semelhantes ou têm interesses em comum. É um bom caminho para fechar novas parcerias e conhecer novos fornecedores de canecas para sublimação atacado por exemplo.
Participar de associações profissionais
A participação de associações ou grupos de interesse em áreas relacionadas ao seu trabalho pode ser uma forma eficiente de conhecer pessoas com interesses semelhantes e ampliar sua rede de contatos.
Oferecer ajuda
Oferecer ajuda a outras pessoas em sua rede de contatos pode ser uma forma de estreitar relações e criar novas oportunidades de negócios. Indicações de serviços como montadora de stands são caminhos para aumentar sua rede de contatos.
O marketing de indicação nesses casos costuma ser extremamente eficiente pois torna mais fácil uma parceria para negócios. É uma estratégia que se baseia na indicação de produtos ou serviços pelos consumidores, amigos ou conhecidos.
O conceito desta estratégia baseia-se que as pessoas possuem tendência a confiar mais nas indicações de amigos e familiares. Por exemplo, compras de materiais como papel kraft rolo podem ser influenciadas por familiares ou amigos que compraram determinada marca.
Pode ser uma tática muito eficiente para as empresas de todos os tamanhos e setores, mas principalmente para as que desejam aumentar sua base de clientes de forma orgânica e com baixo custo.
Ser proativo
Não espere que outras pessoas o procurem para estabelecer contato. Seja proativo, apresente-se e mostre interesse em conhecer outras pessoas e saber mais sobre suas áreas de atuação.
É excelente possuir uma enorme variedade de contatos profissionais, permite que você possa ter acesso a diversos serviços com teste rápido influenza h1n1, pedreiros, cozinheiros e tantos outros profissionais.
Essas são algumas das estratégias que podem ser utilizadas para organizar eventos corporativos de sucesso. É importante lembrar que cada evento é único e que as estratégias devem ser adaptadas de acordo com as necessidades e expectativas dos participantes.
Seguindo essas dicas, com certeza o evento da sua empresa será um sucesso.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
