Como organizar tarefas diárias? Guia prático para não perder mais tempo

Manter a disciplina e organização no dia-a-dia é algo mais difícil do que parece. Seja nos afazeres domésticos ou no trabalho, otimizar o tempo é algo essencial para ser produtivo. Por isso, separamos algumas dicas sobre como organizar as tarefas diárias no post de hoje.

É importante ressaltar que a natureza das tarefas pode ter um peso específico para que certas ações tenham mais ou menos impacto na sua rotina. No entanto, seguir essas dicas de como organizar tarefas diárias, vai trazer, ao menos de modo geral, um crescimento de produtividade.

Como organizar tarefas diárias: 5 passos essenciais

Criar uma sequência de passos gradativa é a melhor forma para amarrar bem todos os aspectos da sua rotina. Aprender como organizar tarefas diárias irá passar, de modo geral, por estes 5 passos a seguir.

1. Liste todas as tarefas

O primeiro passo de como organizar tarefas diárias de maneira eficiente é anotar tudo o que precisa ser feito.

Nesta etapa, é essencial que você anote, faça listas de tarefas. Isso não quer dizer que tudo será realizado agora, mas este é o momento de tomar nota.

Pode parecer bobagem, mas só é possível se programar se você souber o que precisa fazer, além disso, ao escrever o que deve ser feito, você reforça no seu cérebro aquele compromisso e consegue ter uma visão ampla se tem tarefas demais.

2. Estabeleça um nível de prioridade para cada tarefa

Após listar todas as tarefas que precisam ser executadas, você deve definir um nível de prioridade para elas. É importante ser honesto, por mais que você seja ansioso, você sabe dizer o que é de fato mais ou menos urgente.

Separe-as utilizando o critério da Matriz de Eisenhower, que segmenta as tarefas dessa forma:

  • Tarefas importantes e urgentes: as primeiras a serem feitas e sempre realizadas por você;
  • Tarefas importantes, mas não urgentes: deixe para o fim do expediente, ou deixe para fazer em outro dia em que seja mais urgente que agora;
  • Tarefas urgentes, mas não importantes: neste caso delegue se você tiver a quem delegar, senão ela passa a ser o nível 2 de prioridade, logo após as importantes e urgentes;
  • Tarefas não importantes e nem urgentes: jogue para o final da fila.

3. Defina prazos realistas para a execução das tarefas

Após listar e classificar as atividade por nível de importância, o próximo passo de como organizar tarefas diárias será o de definir o tempo necessário para que algo seja executado, para isso, levante algumas informações como:

  • Quanto tempo esta tarefa demorou para ser executada da última vez?
  • Em média, quanto tempo ela me consome?
  • Eu tenho o que é preciso (recursos técnicos e materiais) para executá-la neste prazo?
  • O que preciso viabilizar para reduzir o tempo médio para execução desta tarefa?

Com esses dados em mãos, estabeleça metas realistas, ou seja, que sejam compatíveis com as informações que você acabou de responder.

Se a tarefa demora duas horas para ser executada, não adianta querer fazer 10 delas por dia, certo? Por isso, seja coerente e sincero.

4. Programe também as pausas entre as atividades

Um dos grandes erros de quem não sabe como organizar tarefas diárias é pensar apenas no período de execução. 

As pausas são essenciais e precisam estar previstas na programação para evitar que você cai em um destes cenários:

  • Trabalho em excesso e sem pausas, o que pode comprometer a qualidade da execução;
  • Pausas em excesso, procrastinação ou tarefa interrompida, uma vez que as pausas não estão previstas, é normal desanimarmos após um longa sequência de trabalho.

5. Pare quando estiver cansado

Por fim, outro ponto essencial é conhecer e respeitar os seus limites. Como destacamos, uma pessoa cansada tende a cometer erros na hora de executar uma tarefa, por isso, é preciso estabelecer metas, mas parar quando cansar às vezes é mais inteligente.

Na maioria dos casos, vale mais a pena parar mais cedo, descansar e retomar o trabalho no dia ou semana seguinte. Seu corpo precisa de energia para executar algo com excelência, por isso, é preciso responsabilidade.

Ferramentas e aplicativos para ajudar na organização das tarefas

Agora que você já sabe um passo a passo de como organizar tarefas diárias, talvez esteja sentindo falta de algum aspecto tecnológico que possa ajudar neste processo, não é mesmo? Separamos aqui algumas ferramentas e apps que podem ser muito úteis.

Trello

Uma das melhores ferramentas para organizar tarefas, o Trello funciona com quadros, colunas e cartões. Cada quadro pode ser referente a um cliente, por exemplo.

Nas colunas, é possível separar os estágios do trabalho como categorias como: tarefas a fazer, em andamento, para aprovação e concluídas, a quantidade e o tipo vai depender de você.

Dentro destas colunas estão os cartões, eles representam as tarefas e podem ser arrastados de uma coluna para outra e de acordo com que o trabalho evolui. Dentro deste quadro de tarefa é possível incluir:

  • Nome da tarefa;
  • Descrição da tarefa;
  • Data de entrega desta tarefa;
  • Adicionar pessoas responsáveis pela execução;
  • Adicionar comentários e anexos.

Após cada movimentação, as pessoas presentes no quadro são notificadas por e-mail, além disso, de tempos em tempos é enviado um relatório com toda a movimentação detalhada. 

Google Agenda

Outra ferramenta muito útil para a rotina de qualquer pessoa, o Google Agenda funciona como uma agenda convencional, nela você consegue adicionar “eventos” onde pode definir o tempo de execução e adicionar descrição e até anexos.

O mais interessante é que, quando vinculada ao e-mail cadastrado no seu celular, o Google Agenda envia notificações em forma de lembretes sempre antes de começar uma tarefa programada (neste caso você define o quanto antes: 10, 15 minutos) e outra notificação na hora em o evento deve começar.

Evernote

Anotar, além de registrar informação, nos faz repeti-la na cabeça, o que reforça mais aquela ideia. Neste sentido, o Evernote é uma ótima saída, uma vez que funciona como uma espécie de bloco de nota universal.

Uma vez instalado no seu computador ou smartphone, você poderá anotar ideias em arquivos de texto, registrar checklists, criar lembretes e até mesmo digitalizar documentos sempre que necessário. 

O programa conta com poderosos mecanismos de busca, por isso, mesmo que você anote e não se lembre do título do texto, é possível localizar por tags, palavras-chave, imagens e etc.

E aí, já sabe como organizar tarefas diárias? Então, mãos na massa e ótimo trabalho!

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